Implementatie-Maatwerk

De workshop "Opdrachtgever en Bestuurlijke Dynamiek: sturing, risico's en verantwoording" als beschreven bij Open Inschrijving wordt ook "op maat" in-company gegeven.

Op maat wil bij CoreReflect zeggen dat het door ons ontwikkelde concept slechts een eerste vertrekpunt is. Centrale vertrekpunten voor inrichting van uw ondersteuning zijn de vragen die uw doelgroep beantwoordt wil zien en de wijze waarop dit het beste kan gebeuren gegeven de flow binnen uw organisatie.

Doelgroepen kunnen zijn: bestuurders, topmanagers, directeuren met hun afdelingshoofden al dan niet in de rol van formeel, feitelijk of gedelegeerd opdrachtgever.

Bij in-company kan direct en confronterend worden ingezoomd op vraagstukken die voor iedereen in de organisatie herkenbaar zijn. Uit ervaringen die in het verleden werden opgedaan kan collectief lering getrokken worden. Toekomstige vraagstukken met grote betekenis voor de organisatie lenen zich voor simulatie van voorspelbaar belangrijke momenten in de levenscyclus van een project, programma, of proces. En voor het ontwikkelen van duidelijkheid over rollen, taken, verantwoordelijkheden en de wijze van samenwerking tussen opdrachtgevers onderling en hun opdrachtnemers.
Bij vraagstukken van collectief opdrachtgeverschap vanwege bijvoorbeeld een College of een Management Team kan ook ingegaan worden op onderlinge afstemmingsvragen, de informatieverstrekking naar elkaar en naar opdrachtnemers, de wijze van voortgangsrapportage, de organisatiebrede sturing van de groter projecten, de personele capaciteit in lijn en project, etcetera.

Niet zelden heeft zich in een organisatie een werkcultuur rond leiding geven en leiding ontvangen ontwikkeld die betekenis heeft voor de wijze waarop "het spel" met opdrachten, afspraken, verantwoording afleggen e.d. uitpakt. Bij in-companytrajecten kan deze verstandig worden blootgelegd en constructief bespreekbaar worden gemaakt op sterke en te verbeteren punten.

De duur van de opleidingsactiviteit kan worden afgestemd op de mogelijkheden van betrokkenen. Zo'n in-company workshop heeft meestal als nevendoel teambuilding.

Praktijkvoorbeeld: 1.  Gemeente rond PPP  2. Bij invoering Programma-management

1. In-Company Workshop Opdrachtgeverschap PPP in Gemeente

Bij deze organisatie was intern en extern behoefte aan verbetering van de aansturing van projecten en programma's. Na nieuwe gemeenteraadsverkiezingen werden nieuwe wethouders benoemd. Het voltallige College en de Gemeentesecretaris nam deel aan een korte opleiding opdrachtgeverschap voor projecten en programma's. Dat leidde tot een gemeenschapelijke visie en richtinggevende werkafspraken over hun opereren als feitelijk opdrachtgever, hun communicatie naar de Raad, het samenspel met directeuren/afdelingshoofden/gedelegeerd opdrachtnemers en de positie van het Algemeen Management Team daarin. Vervolgens werd een sessie belegd tussen College en Ambtelijk Management Team waarin wederom aan de hand van een aantal exemplarische situaties gesimuleerd werd hoe een en ander zou moeten lopen. En vervolgens werden verdere werkafspraken gemaakt.

Na een half jaar werd een korte evaluatieve bijeenkomst georganiseerd. Input daarin waren de door ons bij betrokkenen verzamelde ervaringen en leerpunten.

2. Workshop Opdrachtgeverschap bij Projecten en Programma's in Implementatietraject

In een implementatietraject Programma-management bleek al snel werkende weg dat de aansturing van projecten door (verschillende lagen) opdrachtgevers - de basis van programma's - nog niet voldoende effectief verliep. De rollen van eindverantwoordelijke, feitelijke, en gedelegeerde opdrachtgevers waren onvoldoende geëxpliciteerd. Dit had niet gewenste gevolgen: tussen hen ontstond chronisch verwarring en soms verschool men zich achter de onduidelijkheden.

Wij begeleidden een workshop voor alle betrokkenen waarin aan de hand van lopende projecten verwachtingen over rollen, taken en verantwoordelijkheden werden besproken en lacunes in het systeem van opdrachtgeverschap werden opgespoord. De noodzaak van meer eenduidigheid over de actief sturende rol van opdrachtgever, de noodzaak van samenwerking en aanvuling op en controle van projectleiders en van afstemming van taken en verantwoordelijkheden tussen de verschillende opdrachtgevers op "de ladder van opdrachtgevers" werden duidelijk. Ingeslepen normen en ideeen konden op hun effectiviteit in de praktijk worden getest. Vervolgens werden nieuwe protocollen richtinggevend met elkaar afgesproken. Na de bijeenkomst werden de protocollen, rollen, verantwoordelijkheden, gewenste wijze van functioneren en met elkaar samenwerken e.d. nader uitgelijnd. Intern werd door ons en P&O stevig gependeld om te waarborgen dat het resultaat een stap vooruit  én haalbaar bleef. Enkele weken later werd een en ander door Bestuur en AMT vastgesteld.