Implementatie-Maatwerk

Een goede opstart creeert de voorwaarden voor succes van een project of programma. Aan het begin uitvoerig tijd nemen voor verkenning, probleemafbakening etc. verdient zich op het hele traject dubbel en dwars terug. De kern van een vraagstuk moet helder op tafel komen, de grenzen waarbinnen gewerkt moet worden dienen scherp te zijn: alleen dan kan op prestaties afgerekend worden. In de opstartfase wordt het inhoudelijk fundament gelegd: een project- en programmaplan waar betrokken aan gewerkt moet worden. Het plan moet een situationeel passende aanpak hebben, diegedragen wordt door het gehele team en die ook opdrachtgevers, gebruikers en andere betrokkenen aanspreekt.
Tegelijk met het leggen van het inhoudelijk fundament komt het teamfundament tot stand. Teamleden ervaren in deze fase hoe hun deskundige bijdragen opgepakt worden. Zij krijgen vertrouwen in de samenwerking met collega-teamleden. De kwaliteiten van de projectleider /programma-manager in de inhoud van het vraagstuk, diens ervaring in het managen van project- en programmawerk, diens managementstijl en vaardigheid in het spel met opdrachtgevers, gebruikers en anderen worden duidelijk. Teamleden raken enthousiast of besluiten innerlijk de klus uit te zitten.

Opdrachtgevers, projectleiders en programmamanagers die een goede (team-)start willen maken met hun klus, begeleiden wij daarbij. Dan gebeurt bijvoorbeeld door een combinatie van advisering en participatie aan de eerste teamvergaderingen.
Vaak zondert  zo'n nieuw team zich enkele dagen af voor een startbijeenkomst. Dat is efficient: er kan een behoorlijke tijd achtereen met elkaar aan een aanzet tot een project-/programmaplan gewerkt worden waardoor een forse stap voooruit gemaakt wordt. Dat geeft een goed gevoel: men is in staat met elkaar iets neer te zetten. Omdat in zo'n periode nauw wordt samen gewerkt is dat een goede gelegenheid om het teamwerk te bespreken en te stimuleren. Wij adviseren in de opstartfase altijd de bedrijfsvoering (ook van deelprojecten), interne spelregels, rollen, taken en verantwoordelijkheden, en logistieke zaken te bespreken.

Praktijkvoorbeelden: 1. Opstart Project(-team) 2. Opstart Programmateam

1. Opstart Projectteam Middengrote Gemeente

De projectleider van een gemeentelijke bouwprojectgroep wil een vlotte enthousasmerende start maken met zijn projectteam. Logistiek kan daar alleen een aantal weken achter elkaar een gehele ochtend of middag  aan gewerkt worden. Wij adviseren de projectleider eerst persoonlijk: wij nemen met hem de opdracht door en helpen met een uitgebreide agenda voor de komende bijeenkomsten. De projectleider investeert voor de eerste bijeenkomst in zakelijke en persoonlijke kennismaking met elk teamlid. Zij zit de bijeenkomsten voor. Op gezette tijden wordt ons gevraagd een methode aan te reiken voor analyse van bijvoorbeeld het probleem, verkenning van uitgangspunten, een verkenning van het projectspeelterrein. De eerste vergaderingen worden onder onze begeleiding geevalueerd. Etctera. Wij begeleiden team en teamleider tot en met de fase waarin overleg en onderhandeling met de opdrachtgevers plaatsvindt over het projectplan.
In verdere verloop van het project wordt ons advies gevraagd bij kritische gebeurtenissen.

2. Opstart Programmateam Landelijk Beleidsprogramma

Door een uitvoeringsorganisatie dient een landelijk programma te worden ontwikkeld en uitgevoerd. Opdrachtgevers/sponsors hebben daarvoor deels ruime deels zeer operationele kaders meegegeven. De programma-manager organiseert voor het beoogde programmateam een tweedaagse startconferentie en zoekt daarbij de begeleiding van een van onze ervaren programma-managers en consultants. Met de programmamanager wordt vanuit zijn wensen een agenda opgesteld voor deze dagen. Voorbereidingsopdrachten worden ontwikkeld. In de bijeenkomst komen principiele zaken aan de orde zoals analyse van de dynamiek op het speelterrein, de doel- en resultaatdefinitie, (bewezen) oorzaken en gevolgen, compositie van activiteiten en projecten in de programmaportefeuille, de vraag naar de mate van zelf-maakbaarheid en de daarmee samenhangende noodzaak met andere organisaties allianties aan te gaan. En marge van de vergadering ontvangt de programma-manager tips over vervolgstappen, zowel inhoudelijk als ter verbetering van de proceseffectiviteit. Op vaste momenten last de voorzitter een intermezzo in waarin wij een thema gerelateerd aan (programma-)teamwerk inleiden voor een korte discussie daarover, soms direct naar aanleiding van het vergaderverloop.