CoreReflect
Aanpak Implementatie Aanpak Implementatie
We geven u graag een eerste inzicht in onze aanpak op implementatie via de volgende zeven thema's:
1. Implementatie én opleiding: een inspirerende integrale benadering
Politici, bestuurders en (top-)managers moeten voortdurend het voortouw nemen in grote en kleine veranderingen. Bijvoorbeeld in beleid, werkprocedures, structuur en cultuur. Goed doordachte oplossingen dienen intern en extern geïmplementeerd én duurzaam werkend gemaakt te worden.
CoreReflect biedt professionele ondersteuning aan op twee nauw samenhangende gebieden:
- Professionele advisering en begeleiding bij de implementatie van die uitdagingen, én
- Opleidingen, cursorische activiteiten, begeleiding-on-the-job naadloos afgestemd op die implementatievraag
Wij hebben ruime professionele kennis en ervaring op onze expertisegebieden. Van daaruit kunnen we met uw praktijkoplossingen meedenken.
Daarnaast hebben we een (zeer) brede veranderkundige ervaring. En we hebben ruime kennis van hoe een organisatie-als-geheel werkt en hoe daarin implementatietrajecten moeten worden ingericht.
We hebben de flexibiliteit, professionele instelling en expertise om opleidingstrajecten, workshops, coaching als echt open maatwerk aan te bieden: efficiënt zonder onnodige toeters en bellen, of omwegen. Recht op uw doel af.
Met ons haalt u geen opleiders in huis die vanuit boekjes "les geven". Onze opleiders zijn zelf ervaren praktijkwerkers, die hun vak na vele jaren met vallen en opstaan hebben geleerd. Zij begrijpen de werksituatie van uw medewerkers vanuit de praktijk. Medewerkers zien dat realistisch en praktisch wordt meegedacht en meegevoeld. En dat we geen academische ideaaldoelen nastreven. Dat stimuleert.
2. Ondersteuning bij implementatie: u kiest uit een scala aan mogelijkheden
Het moment waarop een vraag om ondersteuning bij implementatie of maatwerk ontstaat zal van geval tot geval verschillen. Onze ondersteuning kan worden ingeroepen bij bijvoorbeeld:
- Het maken van een (inhoudelijke en veranderkundige) diagnose
- Bij vragen over de noodzaak een verandering door te voeren, of bij de uitwerking van de zakelijke onderbouwing daarvan
- Het in kaart brengen van voor- en nadelen van oplossingsrichtingen
- Het ontwikkelen van een situationeel passende implementatiestrategie
- Het ontwikkelen van een (operationeel) implementatieplan
- Het opzetten van het opleidings- en educatieplan als onderdeel van een implementatieplan
- Het uitvoeren van een samenhangende set implementatie-activiteiten
We werken op dit terrein conform de professsionele gedragsregels van de Orde van Organisatiekundigen en Adviseurs (OOA). De OOA-gedragscode eist onder andere onafhankelijkheid bij advisering.
Wij brengen vanuit vaktechnische kennis voor- en nadelen van oplossingen in kaart. Meestal brengen wij deze in als samengewerkt wordt aan de veranderdoelen die u wil realiseren. Als daarom gevraagd brengen wij rapport uit. Een aantal medewerkers en adviseurs/trainers is bovendien internationaal gecertificeerd managemenconsultant.
3. Wij begeleiden implementatie vanuit kennis en ervaring met de inhoud
Effectieve en duurzame implementatie vraagt grondige kennis van en ervaring met:
- De managementsystemen, procedures en concepten die worden ingevoerd
- Het ontwikkelen van situationeel passende implementatiestrategiën
- Het opzetten en uitvoeren van een samenhangend complex aan implementatie-activiteiten
Succesvolle implementatiemethoden staan niet los van de inhoud die wordt geïmplementeerd.
Wij hebben in vele jaren binnen het overheid+netwerk onze specialisatie opgebouwd in de volgende inhoudelijke (implementatie-)vraagstukken:
- resultaatgerichtere bedrijfsvoeringssystemen
- (integraal) management
- zakelijker en planmatiger werken
- verandering van werkcultuur, normen en waarden
- het invoeren en verbeteren van projectwerk
- de invoering van programma-management
- het invoeren van HRM-intrumenten
- het verbeteren van het bestuurlijk/ambtelijk opdrachtgeverschap
- samenwerking in organisaties
- teamwork in management- en projectteams
- integraal verbeteren vergader- en besluitvormingsprocessen op topnivo
- de samenwerking tussen bestuur en ambtelijk apparaat
- de opleiding van managers, projectleiders
- de invoering van nieuwe structuren en werkprocedures
- het beslechten van fricties en conflicten
4. Zeven succesfactoren voor duurzame implementatie- en opleidingstrajecten
Opleidings- en implementatietrajecten, cursorisch maatwerk e.d. vragen investeringen in geld en tijd. Zo'n investering moet duurzame effecten bij deelnemers en organisatie realiseren. Succesfactoren bij onze "in company" implementatie- en opleidingstrajecten zijn:
Eerst goed stil staan bij inhoud en situatie
Als het fundament van de verandering "staat", moeten voor een goede situationele implementatiestrategie aangrijpingspunten gevonden worden in:
- de inhoudelijke kennis van de betreffende materie
- het veranderkundig palet aan implementatiestrategiën en -taktieken
- de huidige inrichting en functioneren van organisatie, management en medewerkers
- de competenties van managers en medewerkers
- de dynamiek in de omgeving
Naleefbare operationele functioneringsdoelen
Hoe concreter functioneringsdoelen worden geoperationaliseerd hoe beter. Het helpt wanneer vanuit uw doelen eerst een helder levend functioneringsbeeld wordt ontwikkeld. Zo'n beeld laat zien hoe er in een nieuw systeem gefunctioneerd - geleefd - dient te worden. Het benoemt verwacht gedrag en de waarden en normen die maken dat werkprocessen gaan lopen. Het maakt nieuwe werkcultuur en werkwijzen concreet, levend en naleefbaar.
Waar verantwoord: action-learning en learning-on-the-job
Action-learning is leren tijdens de actie die nodig om je nieuwe instrumenten of vaardigheden eigen te maken. Action-learning kan worden vorm gegeven als learning on-the-job. Omdat de veranderdoelen zeer dicht bij huis liggen, kunnen dergelijke benaderingen in de juiste situatie ingezet zeer efficient zijn. In de regel combineren wij action learing en learning-on-the-job, met andere leermethoden en komen zo tot een meer optimale mix van leermethoden.
Een implementatietraject vraagt veel managementaandacht
Elk implementatietraject is een project: een investering in tijd en geld. De doelgroep moet tijd gegund worden dit project uit te voeren. Het management dient de voortgang te volgen, te ondersteunen en bij te sturen. Stimulansen die medewerkers in hun werk bevestigen dat het management waarneemt dat zij op de goede weg zijn, versterken de boodschap dat de verandering er toe doet en genereren energie om op die weg voort te gaan. Externe begeleiders/adviseurs kunnen op veel gebieden toegevoegde waarde leveren, maar de rol van het lijnmanagement kan in deze nooit worden over genomen.
De top van de organisatie gedraagt zich er zelf naar
De inhoudelijke hoofdlijnen van de visie, de werkmethoden, de normen en waarden, het gewenste gedrag die in opdracht van het topmanagement in opleidingen wordt uitgedragen en ingetraind, dient door dit management zelf in praktijk te (kunnen) worden gebracht. Medewerkers biedt dit zekerheid dat de eigen vernieuwingsinspanningen gesteund zullen worden door management en bestuur: samen brengt men stapsgewijs het gewenste functioneren dichterbij.
Leidinggevenden coachen praktijkuitvoering medewerkers
Direct leidinggevenden dienen medewerkers die nieuwe werkmethoden in de praktijk gaan toepassen te volgen en te ondersteunen. Zij dienen duidelijk te blijven maken waar het om te doen is (reïnforcement), moeten experimenterend gedrag (met fouten) toe staan en waarderen dat het gewenste nieuwe gedrag meestal niet in eens maar stap na stap zichtbaar wordt. Daar is tijd, geduld en betrokkenheid voor nodig. Wat voor leidinggevenden en medewerkers geldt, geldt ook voor topmanagers naar leidinggevenden.
Tussentijds evalueren en daarop sturen
In elk implementatietraject ga je uit van maakbaarheid. De praktijk pakt soms anders uit dan verwacht. Daarom evalueren wij in langere implementatietrajecten regelmatig tussentijds de gekozen aanpak en de reeds bereikte resultaten. Waar nodig maken wij aanpassingen bespreekbaar lopende het implementatietraject.
Belangrijke vaak voorkomende oorzaken voor achterblijvende resultaten zijn in onze ervaring:
- het toepassen van standaardoplossingen
in organisaties met een bedrijfsvoering en managementcultuur die daar niet bij passen; - het niet voldoende doorrekenen van het fundament
waardoor de noodzaak van de verandering niet gelegitimeerd wordt, medewerkers de noodzaak er niet van inzien en in de uitvoeringspraktijk veel inefficiency's optreden.
5. Wij werken met u samen en vullen uw deskundigheid en ervaring aan
Elke in-company opleiding wordt "op maat" gesneden en gehouden. Uw diagnose is vertrekpunt voor ons eerste ontwerp.
Onze bijdragen zijn er op gericht de interne deskundigheid van een organisatie aan te vullen en te versterken. Wij maken zoveel mogelijk gebruik van de deskundigen binnen uw organisatie. Zij kennen de organisatie van binnenuit. Zijn op de hoogte van de achtergronden van bijvoorbeeld beleidslijnen, operationele keuzes, procedures, personen. En dienen de geïmplementeerde materie vaak in een volgende fase op een hoger nivo te tillen.
Wij streven naar een zo kort mogelijke ondersteuning: een gerichte interventie van een adviseur/opleider kan de organisatie over een dood punt heen helpen, waarna men op eigen kracht verder gaat.
Bij vraagstukken die een meer langdurige bijdrage van ons vragen werken wij ook vanuit deze visie. Dat betekent een gefaseerde aanpak met duidelijke afspraken per fase en geconcentreerd op die momenten waarop wij toegevoegde waarde hebben.
We zijn van mening dat als in een adviesrelatie het persoonlijke element tot zijn recht kan komen, dit extra kwaliteit aan die adviesrelatie toekent.
Waar mogelijk werken wij ook bij de uitvoering samen met interne managers, adviseurs, opleiders of coaches. Desgevraagd leiden wij deze op.
Wij beperken ons tot onze exclusieve doelgroep, kernactiviteiten en specialisatie. Mochten in de loop van een traject benodigde activiteiten niet in ons productpakket aanwezig zijn, dan verwijzen wij door naar advies- en opleidingsbureau's die deze expertise wel in huis hebben en waarmee we op dat terrein een alliantie hebben.
6. Optimale "open maatwerk" oplossingen en integratie met uw beleid en bedrijfsvoering
Wij streven "open maatwerk" na. Wij zien open maatwerk als het vrij en creatief ontwikkelen van optimale oplossingen voor opleidingsvragen. Bij die vragen spelen veel aspecten, zoals bijvoorbeeld:
- de aard en samenstelling van de doelgroep
- de concrete functioneringsdoelen die u in de praktijk wil realiseren
- de daarvoor beschikbare financiële middelen en resources
- de tijdsinvestering naast het gaande houden van het "going concern"
- de samenhang met andere (nieuwe) ontwikkelingen en projecten
- de deelaspecten die onderdeel zijn van het gewenste functioneringsbeeld
- de werkcultuur in de organisatie
- het nivo waarop de competenties van de doelgroep zich bevinden.
Binding aan bijvoorbeeld commerciële doelen, bepaalde vaste werkmethoden, ingekochte licenties, e.d. mag dat vrije zoeken naar optimale oplossingen voor de klant niet in de weg staan.
Professionele veranderkundige integriteit staat hoog in ons vaandel. Dat houdt bijvoorbeeld in dat daar waar er professoneel snellere (en dus ook goedkopere) wegen zijn tot resultaat, wij een opdrachtgever die weg adviseren.
Samen met u werken wij een implementatie- en opleidingstraject zó uit dat ook echt "uw" product is geworden. Wij zijn pas tevreden als dit traject voor u "op maat" past bij uw implementatiedoelen.
Als doelen in de loop der tijd veranderen door nieuwe inzichten en omstandigheden, dan adviseren wij over trajectaanpassingen. Zo blijven we ook gedurende de uitvoering voor "open maatwerk" zorgen wat uw investering maximaal zeker stelt.
Wij oriënteren ons op de hoofdlijnen van de bedrijfsvoering en werken deze in het cursorisch materiaal in. In de opleiding wordt de visie van de organisatie op management, bedrijfsvoering en functioneren gepresenteerd: er wordt eenzelfde taal gesproken.
De operationele leerdoelen die in elk cursusblok aan de orde komen hangen nauw samen en hebben bewezen didactische leertrajecten.
Het is vaak verhelderend wanneer interne staffunctionarissen of het management zelf onderdelen van eigen (nieuwe) beleidsvisies uitdragen en daarbij voorbeelden gebruiken uit de eigen organisatiepraktijk. In interactieve discussies met deelnemers brengen insiders de materie dan tot leven. En er ontstaat vaak discussie over de werkcultuur, over praktische mogelijkheden en onmogelijkheden, over mogelijke inconsistenties en over de behoefte aan managementsteun.
7. Een eindevaluatie bewijst opdrachtgevers en sponsoren dat het doel
gerealiseerd is
Wij werken zelf sterk resultaatgericht en zijn er voorstander van dat onze resultaten gemeten (kunnen) worden.
Grote implementatietrajecten, soms gekoppeld aan de invoering van een organisatieverandering zijn qua arbeidsinzet en investering geen sine-cure. Opdrachtgevers, bestuurders, ondernemingsraden vragen het initierende management wel aan te tonen dat de bij aanvang beoogde resultaten ook werkelijk tot stand zijn gekomen. Dit blijkt ook belangrijk te zijn wanneer (politieke) controlerende organen de return-on-investment willen of moeten beoordelen.
Wij hebben hiervoor een breed-band evaluatiemethode ontwikkeld. Zij is kwantitatief en kwalitatief van aard en meet:
- de wijzigingen in concreet operationeel functioneren
- de verandering van kwaliteit in de inhoudelijke eindresultaten
- de gebruikte veranderenergie (voor- en nacalculatie)
Op alle relevante posities in het verandersysteem worden metingen gedaan. Per positie wordt het principe van 360-graad feedback ingezet, waarbij wordt gekeken naar gerealiseerde veranderingen in interactie tussen posities. Waar diensten en producten voor een bepaald doelgroep zouden moeten veranderen kan ook bij de externe doelgroep worden geevalueerd.
Bij deze methode is een gedétailleerde nulmeting niet vereist. Wanneer wij zelf intensief betrokken zijn bij de ondersteuning van de implementatie wordt deze evaluatiemethode verricht door een onafhankelijk bureau, dat werkt volgens de gedragsnormen van de OOA.
