CoreReflect ® bv

 

Opdrachtvoorwaarden voor Implementatietrajecten en Advisering

 

 

1. Algemeen  

 

De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeenkomsten voor  implementatiebegeleiding, (organisatie-)advisering, maatwerkopleidingen.     

 

2. Grondslag offertes  

 

De offerte van CoreReflect is gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever staat er voor in dat hij alle essentiële informatie voor  de opzet en uitvoering van het onderzoek heeft verstrekt. 

 

CoreReflect voert de door haar te verrichten advies- en opleidingswerkzaamheden naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, uit.  

 

3. Offertes 

 

Offertes zijn vrijblijvend en twee maanden geldig.

De Algemene Voorwaarden vormen een juridische eenheid met de offerte. In de offerte kunnen  aanvullende specifieke voorwaarden worden opgenomen. Opdrachten worden aangenomen op basis van in een tweevoud ondertekende offerte.

 

Eventuele schrijf-, en rekenfouten in offertes, bevestigingen en opdrachten zijn niet bindend.

 

CoreReflect kan ten alle tijde een nog niet mondeling of schriftelijk bevestigde offerte intrekken, wanneer dat vanuit oogpunt van haar bedrijfsvoering opportuun is. 

 

4. Ter beschikking stelling van informatie en medewerkers door de opdrachtgever

 

Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te laten verlopen, verstrekt  de opdrachtgever tijdig alle documenten en gegevens die CoreReflect nodig heeft. Ook de deskundige medewerkers van de organisatie van de  opdrachtgever die bij de werkzaamheden betrokken (zullen) zijn, worden tijdig en conform inzetafspraken vrij gemaakt.

 

Als CoreReflect daarom gezien de aard van het werk verzoekt overlegt de opdrachtgever over de ter beschikking stelling van werkruimte met telefoonaansluiting en een datanetaansluiting.    

 

5. Wijziging van de opdracht c.q. meerwerk  

 

De opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of  te wijzigen. 

 

Indien de tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever of door andere aanwijsbare externe oorzaken, zal CoreReflect de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen om de  kwaliteit en continuiteit van de dienstverlening te waarborgen. Indien zo'n aanpassing leidt tot "meerwerk", zal dit vooraf als aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden voorgelegd.      

 

6. Tussentijdse beëindiging van de opdracht - tweezijdige wilsovereenstemming

 

Wij verrichten onze werkzaamheden op basis van voortdurende wilsovereeenstemming. Indien de opdrachtgever en/of CoreReflect meent dat deze onvoldoende aanwezig is, kan elk van beide partijen de zakelijke relatie beëindigen. Het moment van beëindigen zal in onderling overleg worden vastgesteld.

 

Partijen kunnen de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien een van hen van mening is dat de  opdrachtuitvoering niet meer kan plaatshebben conform de bevestigde offerte en eventuele latere additionele opdrachtspecificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekend gemaakt nadat daarover eerst uitvoerig overleg is gevoerd waarin feiten en voorgenomen conclusies zijn verkend.

 

CoreReflect zal van voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan haar invloed onttrekken of haar niet zijn toe te rekenen, voltooing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd, en pas nadat zij over de feiten daarvan en haar voorgenomen conclusies heeft overlegd met de opdrachtgever. CoreReflect behoudt daarbij aanspraak op betaling van de declaraties voor tot dan toe verrichte werkzaamheden.

 

In geval van tussentijdse beëindiging zal de opdrachtgever alle tot dan toe - in het perspectief van de overeengekomen werkzaamheden - bestede tijd met CoreReflect afrekenen. Alle overeengekomen workshops, conferenties, opleidingen e.d. worden 100% met CoreReflect verrekend wanneer hun realisatie gepland was binnen een termijn van 6 weken vanaf definitieve berichtgeving over de beeindiging. Vanaf 8 weken geldt een verrekening van 60%.

 

Ingeval een van beide partijen in staat van faillissement raakt, surséance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander onder voorbehoud van rechten.  

 

7. Intellectuele eigendom 

 

Modellen, technieken, instrumenten, waaronder ook software, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en in het advies, de implementatie of een opleiding zijn opgenomen, zijn en blijven eigendom van CoreReflect. Openbaarmaking kan derhalve alleen geschieden na verkregen schriftelijke toestemming van CoreReflect.  

 

De opdrachtgever heeft uiteraard het recht rapportages te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie, voorzover passend binnen het doel van de opdracht. 

 

Iedere deelnemer aan een opleiding, workshop, werkconferentie krijgt de beschikking over een set opleidingsmateriaal. Het auteursrecht en/of elk ander intellectueel eigendomsrecht op het door CoreReflect vervaardigde opleidingsmateriaal of enig ander werk voortvloeiend of verband houdend met een opdracht of opleiding, berust bij CoreReflect, tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders zijn overeengekomen. 

 

CoreReflect zal in het cursusmateriaal als auteursrechthebbende worden vermeld op de navolgende wijze:

"(c) 200x, CoreReflect BV, opleiding, implementatie, overheid+., alle rechten voorbehouden."

 

Het is zonder voorafgaande uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van CoreReflect niet toegestaan om opleidingsmateriaal of enig ander cursorisch werk (bijvoorbeeld een integrale praktijkcasus) geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen en/of openbaar te maken door middel van druk, fotokopie, microfilm, beeldplaat, magnetische schijf of band, opslag in een voor derden toegankelijk raadpleegsysteem, of op welke andere wijze dan ook opleidingsmateriaal of enig ander werk aan derden af te staan, te verkopen of geheel of gedeeltelijk ter beschikking te stellen. 

 

Ingeval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande van overeenkomstige toepassing.     

 

8. Vertrouwelijkheid  

 

CoreReflect verplicht zich tot stricte geheimhouding van alle informatie en gegevens van de  opdrachtgever jegens derden. Het zal in het kader van de opdracht alle in redelijkheid mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever.

 

Van door de opdrachtgever als strict vertrouwelijk gemerkte stukken worden geen kopiën gemaakt. Zij worden zorgvuldig beheerd en na afronding van de opdracht aan de opdrachtgever geretourneerd..

 

De opdrachtgever noch een manager, medewerker of deelnemer uit zijn organisatie zal zonder toestemming van CoreReflect mededeling  aan derden doen over haar aanpak, werkwijze en dergelijke, noch haar rapportages, adviezen, offertes, cursusmateriaal ter beschikking stellen.

 

Docenten van CoreReflect informeren in geen enkel geval derden zoals bijvoorbeeld de opdrachtgever, de leidinggevende van een deelnemer of diens personeels- of opleidingsadviseur over onderdelen van het functioneren van een deelnemer noch leveren zij derden ooit inschattingen met betrekking tot het potentieel van een deelnemer. 

Het staat CoreReflect vrij de opdrachtgever informatie te verstrekken over het procesverloop op groepsnivo, onder andere ten behoeve van de sturing op hoofdlijnen door de opdrachtgever.

 

9.  Wijziging team Adviseurs/Docenten-Trainers

 

Bij contract wordt indien opportuun vastgesteld welke adviseurs-opleiders de uitvoering zullen realiseren. Desgewenst wordt op onderdelen samen gewerkt met medewerkers van de opdrachtgever.

CoreReflect kan na goed overleg met de opdrachtgever de samenstelling van het team adviseurs/docenten wijzigen, indien zij meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. Een wijziging van het team adviseurs-docenten kan ook op verzoek van de opdrachtgever plaatsvinden. 

 

10. Voorwaarden deelnemers en docenten als opleidingsactiviteiten onderdeel van implementatie zijn

 

Voor deelnemers aan opleidingsactiviteiten en docenten gelden dezelfde voorwaarden en verplichtingen als bij deelname aan een opleiding op open inschrijving. Zie de toepasselijke artikelen 7,8,11,12,13,14,15,16 van de Algemene Voorwaarden Opleidingen op Open Inschrijving.
 

11. Gedragscode

 

CoreReflect houdt zich aan de professionele gedragscode van de Raad van Organisatie-Adviesbureaus en de Orde van Organisatiekundigen en -Adviseurs. 

 

12. Kosten van de opdracht 

 

In de kostenramingen zijn begrepen de logistieke en secretariaatskosten. Voorzover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen ze afzonderlijk worden berekend.

 

Een (schriftelijk)  tussen opdrachtgever en CoreReflect overeengekomen budget zal niet worden overschreden dan na uitdrukkelijke goedkeuring van de opdrachtgever.

 

Wanneer CoreReflect voorziet dat de (schriftelijk) met de opdrachtgever overeengekomen opdracht door te voren niet te voorziene omstandigheden niet binnen het budget kan worden uitgevoerd, zal zij hierover terstond met de opdrachtgever overleg plegen. 

 

Afhankelijk van de prijsontwikkeling c.a. kan CoreReflect honoraria en tarieven per 1 juni en per 1 januari van elk jaar bijstellen, tot een maximum van 5% op jaarbasis. Het resterende budget is alsdan daarmee verhoogd. CoreReflect stelt de opdrachtgever hiervan 4 weken te voren schriftelijk op de hoogte. Dergelijke tariefbijstelling werkt ook door in nog niet bevestigde offertes, mits CoreReflect de potentiele opdrachtgever daarvan voor het moment van bijstelling schriftelijk op de hoogte stelt. 

Eindadviezen en rapportages worden kosteloos verstrekt tot een oplage van maximaal 10 exemplaren. Bij hogere oplagen wordt de kostprijs verrekend over het meerdere. Het staat de opdrachtgever vrij extra kopieën te maken voor gebruik in eigen organisatie. 

Het advieswerk is gebaseerd op honorarium per uitgevoerd dagdeel. Over honorarium en kosten van advieswerkzaamheden en implementatiebegeleiding (exclusief opleidingen) is wettelijk 19% BTW verschuldigd. 

 

In opleidingen, workshops, werkconferenties e.d. die binnen implementatie-adviestrajecten worden gecontracteerd tegen een vooraf overeengekomen tarief voor elke uitvoering zijn inbegrepen de kosten voor cursusmateriaal, licenties, testen, logistieke kosten, interne afstemming, het ontwikkelen van een passend situationeel en integraal programmadesign en eventuele aanpassing van leerwegen. Overleg met interne docenten en adviseurs, doelgroepvertegenwoordigingen, periodiek voortgangsoverleg met de opdrachtgever e.d. is in principe niet inbegrepen tenzij apart vermeld.

 

De logistieke organisatie (waaronder communicatie intern naar het eigen personeel, de organisatie (en kosten) van het verblijf, externe cursuslokalen, whiteboards, video-opname en afspeelapparatuur etcetera is een taak van de organisatie van de opdrachtgever en is niet meebegroot. Desgewenst kunnen een of meer van deze taken door CoreReflect worden verzorgd.

 

De kosten van voorbereiding en uitvoering van opleidingen, workshops, dagbijeenkomsten, conferenties, coaching inverband met opleidingen en van de advisering over hun opzet, zijn bedrijfsopleiding. Voor bedrijfsopleidingen is CoreReflect vrij gesteld van BTW. 

 

CoreReflect stelt aan deelnemers egeen duplicaten van haar opleidingsmateriaal ter beschikking. Maar kan hierop naar haar eigen oordeel uitzonderingen maken in die gevallen waarin dit haar op grond van bijzondere omstandigheden billijk voorkomt. In zo’n geval zullen de duplicaten tegen betaling worden verstrekt. 

 

Reiskosten brengen wij afzonderlijk in rekening op basis van een kilometervergoeding. Deze wordt berekend vanaf standplaats Den Haag. Reistijd tot maximaal twee uur (retour) wordt niet in rekening gebracht. Kosten voor verblijf en overnachting zijn ingeval van conferenties, workshops, opleidingen, e.d. voor rekening van de opdrachtgever.

 

13. Betalingsvoorwaarden  

 

Declaraties over advieswerkzaamheden dienen wij maandelijks in. Wij vermelden het tijdvak waarop de declaratie betrekking heeft en verantwoorden de verrichte werkzaamheden. Het totaal bedrag wordt gesplitst naar honorarium en reiskosten. Het honorarium is gebaseerd op de voor de opdrachtgever gewerkte dagdelen (ochtend, middag, avond). Als kleinste declarabele eenheid geldt een half dagdeel (2 uur). 

 

In geval van substantiële inzet van CoreReflect worden (voorschot-)declaraties ingediend: bij aanvang van de voorbereiding (en materiaalproductiewerkzaamheden) 30%, bij aanvang van de uitvoering 30% en na afronding van elke cursorische activiteit 40% van het overeengekomen budget.

 

Betaling van facturen dient te geschieden binnen 14 dagen na declaratiedatum. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebreke stelling is vereist. Indien betaling achterwege blijft, kan CoreReflect met een beroep op de onzekerheidsexceptie de uitvoering van de opdracht opschorten. Is de opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke.  

 

Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één opdrachtgever, zijn alle opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de te naamstelling van de declaratie). 

 

Op cursorische activiteiten, maatwerkopleidingen, werkconferenties, workshops, symposia e.d. die binnen 8 weken en voor 6 weken voor datum aanvang worden geannuleerd, is 30% van het overeengekomen budget verschuldigd. Wanneer een opdracht binnen 6 weken en voor 4 weken voor de uitvoeringstart wordt ingetrokken, is 60% van het overeengekomen budget verschuldigd. Wanneer opleidingsactiviteiten binnen 4 weken tot de begindatum van uitvoering worden geannuleerd is men het gehele budget verschuldigd.

 

Wanneer opleidingsactiviteiten tot uiterlijk 4 weken voor het uitvoeringsbegin om welke reden dan ook naar een later tijdstip - binnen 3 maanden - worden doorgeschoven, brengt CoreReflect 20% van de overeengekomen totaalkosten direct na de oorspronkelijk overeengekomen realisatiedatum in rekening ter dekking van door haar gemaakte voorbereidings- en andere kosten. Wanneer de opleiding tot uiterlijk 3 weken voor aanvangsdatum wordt doorgeschoven wordt 30% in rekening gebracht, etcetera. De doorgeschoven opleiding wordt conform overeenkomst gedeclareerd, inclusief alle meerkosten als direct gevolg van de verschuiving in de tijd door de opdrachtnemer.

14. Het aantrekken of in dienst nemen van wederzijds personeel  

 

Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdracht met personeel vanwege de wederpartij over in dienst treding onderhandelen, dit personeel (tijdelijk) in dienst nemen, of op contractbasis inhuren, behalve in overleg met de wederpartij.  

 

Adviseurs/opleiders die deel uitmaken van het CoreReflect-uitvoeringsteam worden gedurende drie jaar na beeindiging van de opdracht niet door de opdrachtgever ingehuurd op het terrein waarop de opdracht van CoreReflect speelde noch op aanpalende terreinen. Boetebeding: een dagdeelhonorarium per werkdag.

 

15. Duur en afsluiting van de opdracht  

 

De duur van de opdracht kan behalve door de inspanning van het adviesteam worden beïnvloed door allerlei  factoren, zoals de kwaliteit van de informatie die CoreReflect krijgt, de medewerking die in de praktijk kon worden verleend, de doorlooptijden voor interne overleg en besluitvorming. 

In financiële zin is de opdracht afgesloten zodra de eindrekening door de opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van 30 dagen na dagtekening daarvan dient de opdrachtgever het bureau hierover te  berichten. Indien de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd.  

 

16. Aansprakelijkheid  

 

CoreReflect is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voorzover deze het directe gevolg zijn van het niet in acht nemen van zorgvuldigheid, betamelijkheid, deskundigheid en van het vakmanschap waarop bij het uitbrengen van adviezen in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van de honoraria die CoreReflect voor die categorie werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen. 

 

Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben, geldt  een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de  laatste zes maanden.

 

Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen tien werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan de opdrachtnemer te worden meegedeeld, bij gebreke waarvan  de opdrachtgever wordt geacht het resultaat van de opdracht volledig te hebben aanvaard.  Elke aansprakelijkheid vervalt door het verloop van één jaar vanaf het moment dat de opdracht is voltooid. 

 

Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, verminkte of vergane gegevens of materialen, of schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.  
 

17. Toepasselijk recht  

 

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.    

 

18. Geschillenregeling    

 

Alle geschillen die eventueel ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van een overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg zijn, worden beslecht overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam.    

 

*)Deze opdrachtvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KVK Haaglanden.